Informationssicherheit
und    Lichtvolle Arbeit

die Werte
von morgen heute
fokussiert schützen

Leistungen Informationssicherheit:

Externer Datenschutz-Beauftragter (eDSB):

Motivation:

Geschäftsprozesse werden heutzutage typischerweise realisiert auf IT-Anwendungen, die auf IT-Systemen laufen, IT-Ressourcen nutzen und über Netzwerke verbunden sind. Hierbei werden Informationen bzw. Daten verarbeitet. Bestimmte Arten von Daten haben einen Bezug zur Person, sind personenbezogene Daten und bedingen einen besonderen Schutz, den sog. Datenschutz. Der Mißbrauch dieser personenbezogenen Daten ist zu verhindern, ein geeigneter Schutz präventiv herzustellen. Dies ist über Gesetze geregelt wie die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Institutionen und Firmen haben dies zu gewährleisten und nachweisbar zu dokumentieren. Dafür zuständig bzw. verantwortlich ist die Geschäftsführung bzw. der Vorstand und insbesondere sog. Datenschutz-Beauftragte mit besonderer Fachkunde kümmern sich darum. Zur Realisierung eines geeigneten Datenschutzes, kann es für eine Firma, einen Selbständigen oder einen Verein die gesetzliche Pflicht geben, einen Datenschutz-Beauftragten zu bestellen bzw. zu benennen oder kann dies - auch unabhängig einer gesetzlichen Erfordernis - freiwillig erfolgen. Datenschutz hat jedoch mehrere Motivatoren und positive nutzbringende Effekte:

• Schutz:
  personenbezogener Daten von Beschäftigten, Kunden, Patienten usw.
  damit Vermeidung von Schäden für Betroffene (und letzlich auch die Firma)
  
  
• Rechtskonformität:
  durch Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben wie DS-GVO und BDSG
  damit Vermeidung von Abmahnungen oder Bußgeldern
  
  
• Kostenreduktion:
  durch Standardisierung von Abläufen, Anwendungen, Systemen,
  Löschen überflüssiger Daten usw.
  
  
• Wertschöpfung:
  durch Einrichtung neuer Abläufe zum Gewinn der Firma,
  z.B. datenschutzkonformes Vorgehen der Einführung eines Newsletters

Kompetenz:

Datenschutz-Beauftragter kann machen, wer die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Zur Fachkunde gehört ein Verständnis der allgemein datenschutzrechtlichen und spezialgesetzlichen datenschutzrechtlichen Vorschriften, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind, sowie technisch-organisatorische Kenntnisse, insbesondere Kenntnisse der Informationssicherheit. Um einen effektiven Schutz der Daten zu erreichen, ist neben fundierten Datenschutzkenntnissen, einem methodischen Vorgehen, KnowHow in Informationssicherheit entscheidend, denn darauf kommt es letztlich für den Schutz der Daten an, dies sowohl Prozesse, als auch Technik betreffend. Insofern bzw. aufgrund von Überschneidungen läßt sich die Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten (DSB) auch gut mit der des Informations-sicherheits-Beauftragten (ISB) kombinieren.

Aufgaben:

Der Datenschutzbeauftragte hat schwerpunktmäßig die Einhaltung der daten-schutzrechtlichen Vorschriften und den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen, Verein, ... zu überwachen. Dazu hat er gemäß DS-GVO Artikel 39 mindestens folgenden Aufgaben zu erfüllen:

• Beratung und Unterstützung
  des Verantwortlichen und der Mitarbeiter zur Herstellung eines angemessenen und rechtskonformen Datenschutzes inklusive zugehöriger Informationssicherheit
  
  
• Überwachung und Kontrolle
  der Einhaltung des angemessenen und rechtskonformen Datenschutzes inklusive der zugehörigen Strategien des Verantwortlichen, dabei auch Zuweisung von Zuständigkeiten der an der Verarbeitung beteiligten Mitarbeiter
  
  
• Risikorientierung
  bei der Erfüllung der Aufgaben indem dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko gebührend Rechnung getragen wird durch geeignete Priorisierung durch Berücksichtigung von Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung.
  
  
• Mitwirkung bei der Datenschutz-Folgeabschätzung
  auf Anfrage des Verantwortlichen durch Beratung im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung.
  
  
• Schulung und Sensibilisierung
  und auch Motivation des Verantwortlichen und seiner Mitarbeiter
  
  
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
  als Ansprechpartner bei Bedarf, für z.B. Anfragen oder Untersuchungen, und Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung, zudem gegebenenfalls zur Beratung des Datenschutzbeauftragten durch die Aufsichtsbehörde zu allen sonstigen Fragen
  

Darüberhinaus kann er weitere Aufgaben übernehmen wie:

• Beratung und Unterstützung
  zum Datenschutzmanagement des Verantwortlichen bei der Etablierung von Organisation, Prozessen, Richtlinien, Konzepten, Auditierungen und Dokumentationen zur Erfüllung des nachweisbar angemessenen und rechtskonformen Datenschutzes. Hierbei Datenschutz-relevante Aufgaben wie gegebenfalls das Erstellen bzw. Pflegen des Verfahrensverzeichnisses (falls unter Verantwortung des Verantwortlichen an den Datenschutzbeauftragten delegiert) und/oder Informationssicherheits-relevante Aufgaben wie die Analyse und Konzeption des Informationssicherheits-Konzeptes ("TOMs") bis hin zu Aufbau und Pflege eines Datenschutzmanagement-Systems.
  
  
• Steuerung und Koordination
  auch als "Treiber" / Motivator im Unternehmen, Verein, ... und gegebenfalls darüberhinaus betreffend externe Dienstleister im Rahmen der Analyse, Konzeption, Realisierung und Kontrolle von Datenschutz; dieser Aspekt ist oft sehr wichtig, da Datenschutz üblicherweise nicht die Kernaufgabe im Unternehmen, Verein, ... ist und damit leicht aus dem Fokus gerät und zu wenig Aufmerksamkeit erhält
  
  
• Ansprechpartner für betroffene Personen
  und Mitarbeiter zu allen mit der Verarbeitung ihrer Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte zusammenhängenden Vorgänge und Unterstützung bei der Erfüllung der Betroffenenrechte mit Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung oder Löschen von Daten, auf Wunsch auch Durchführung der Beantwortung
  
  
• Unterstützung bei Datenschutzverletzungen
  mit geeigneter Dokumentation und Meldung und Benachrichtigung
  
  
• Schulung und Fortbildung
  zu Themen des Datenschutzes und der Informationssicherheit z.B. mittels Seminare oder Übungen. Angemessene Fachkenntnisse der Mitarbeiter und andere Beteiligter sind zum Erreichen eines angemessenen Datenschutzes sehr wichtig, da das jeweilige Bewußtsein, die Einstellung und das Verhalten von großer Bedeutung sind.

Folgen bei Nichtbestellung:

Die vorsätzliche oder fahrlässige Versäumnis einen Datenschutzbeauftragten nicht oder nicht rechtzeitig zu bestellen, kann gemäß Datenschutz-Grundverordnung mit Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes belegt werden.

Intern oder Extern:

Ein Datenschutz-Beauftragter kann gemäß DS-GVO Artikel 37 intern durch einen Mitarbeiter bestellt werden (interner DSB) oder extern durch Beauftragung eines Dienstleisters (externer DSB), jeweils geeignete Kompetenz vorausgesetzt.
Intern kann dies auch als Teilzeit-Tätigkeit neben anderen Aufgaben erfolgen und darf keine Person bestellt werden, die in einen Interessenkonflikt geraten könnte oder für die eine Gefahr der Selbstkontrolle besteht, damit insbesondere nicht Mitglieder der Unternehmensleitung, IT- und Personalleiter sowie IT-Administratoren. Gemäß BDSG besteht ein besonderer Kündigungsschutz auch über ein Jahr nach Beendigung der Aufgabe hinaus.
Extern kann die Funktion eines Datenschutzbeauftragten auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags ausgeübt werden, der mit einer natürlichen oder juristischen Person geschlossen wird, die nicht der Einrichtung des Verantwortlichen angehört. Der externe Datenschutzbeauftragte kann dabei unabhängiger agieren, da er nicht in Firmen-interne Abläufe oder -Verpflichtungen eingebunden ist.

Vorteile Externer Datenschutz-Beauftragter:

• Fokussierung
  eigene Mitarbeiter kümmern sich fokussiert und produktiv um die Kernaufgaben
  
  
• Schnelle KnowHow-Gewinnung
  für das Unternehmen, den Verein, ..., denn Datenschutz und damit verbunden auch Informationssicherheit ist eine anspruchsvolle Aufgabe, für die rechtliches, technisches und organisatorisches Fachwissen erforderlich ist; dies kann intern aufgebaut werden oder in der Regel schneller bzw. sofort extern beauftragt bzw. einbezogen werden
  
  
• Gewinn durch übertragbares KnowHow
  da der externe Datenschutzbeauftragte in mehreren Firmen aktiv ist, erhält er übergreifendes Wissen und Lösungsansätze und kann diese als Mehrwert weitergeben
  
  
• Keine Konflikte mit internen Aufgaben
  da ein interner Datenschutz-Beauftragter möglicherweise Interessenskonflikte mit anderen Aufgaben oder Kollegen hat, der externe in der Regel nicht
  
  
• Geringere Aufwände
  da externe Datenschutzbeauftragte sich z.B. eigenständig fortbilden, der Firma entstehen keine Kosten durch Freistellung oder Fortbildung interner Mitarbeiter
  
  
• Synergieeffekte zu Informationssicherheit
  als kostenreduzierende Win-Win-Kombination, denn entsprechendes KnowHow vorausgesetzt, kann der Datenschutzbeauftragte auch Informationssicherheit mit abdecken, möglich als Kombination als externer Informationssicherheitsbeauftragter (eISB)
  
  
• Versicherung
  durch eine Berufshaftpflichtversicherung.

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